DAFTAR ISI
HALAMAN
JUDUL..............................................................................................i
KATA
PENGANTAR.............................................................................................ii
DAFTAR
ISI...........................................................................................................iii
BAB
I PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang....................1
1.2 Rumusan
Masala......................2
1.3 Tujuan
Penelitian..................................3
BAB
II LANDASAN TEORI
2.1
Pengertian ERP (Enterprise
Resource Planning)........4
2.2 Konsep Dasar
Enterprise Resource Planning (ERP).......5
2.3
Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)......6
2.4
Modul – Modul Standar Enterprise Resource Planning
(ERP).......7
2.5
Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP).......8
2.6 Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP).....9
2.7 Keberhasilan Penerapan Enterprise
Resource Planning (ERP)..10
2.8 Kegagalan Enterprise Resource Planning
(ERP) dan Cara Mengatasinya...11
2.9
Software Enterprise Resource Planning (ERP)......12
2.10 Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)......13
2.11 Perusahaan Pengguna Enterprise Resource
Planning (ERP).....14
BAB III LEMBAGA UMUM Enterprise Resource Planning (ERP)
3.1 Sejarah Perkembangan
Enterprise Resource Planning (ERP)
BAB
IV KESIMPULAN
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar
Belakang Sejak 1990-an, Enterprise Resource Planning System (ERP System) telah
banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan di seluruh dunia menggantikan
sistem informasi yang telah dikembangkan sebelumnya (Parr and Shanks, 2000;
Soffer et al., 2005; Motwani et al., 2005; Chang dan Vichita, 2002). Menurut
Lee (2000), aplikasi ERP merupakan paket yang mengintegrasikan fungsi-fungsi
bisnis yang penting ke dalam satu sistem informasi melalui sharing database
yang terintegrasi. Sistem ERP dirancang untuk membantu organisasi didalam
mengelola sumber daya yang dimilikinya secara terintegrasi. Davenport dalam
Hawking et al. (2004) menyebutkan terdapat tiga manfaat utama implementasi
sistem ERP yaitu integrasi, optimisasi dan informasi. Integrasi adalah manfaat
ketika perusahaan mampu mengintegrasikan data dan proses secara internal dan
eksternal dengan pelanggan dan supplier. Optimisasi adalah manfaat pada saat
perusahaan mampu menstandarisasi proses bisnis dengan best practice yang ada,
sedangkan informasi adalah kemampuan untuk menyediakan informasi yang
kontekstual untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif. Akan tetapi,
Martin dalam Parr and Shanks (2000) menyebutkan bahwa 90% dari proyek
implementasi ERP ternyata terlambat atau melebihi anggaran (over budget),
bahkan beberapa proyek implementasi ERP berakhir dengan kegagalan. Untuk
menghindari terjadinya kegagalan dalam implementasi ERP, Bancroft (1996), Ross
(1998) dan Markus and Tanis (1999) mengajukan model implementasi ERP untuk
memperoleh pemahaman yang mendalam mengenai proses ERP serta memberikan panduan
untuk kesuksesan implementasi ERP. Parr and Shanks (2000) mengembangkan suatu
model Project Phase Model (PPM) yang merupakan sintesis dari model-model proses
implementasi ERP yang sudah ada dan memfokuskan pada proyek implementasi.
Deloitte
dalam Hawking (2004) menyatakan bahwa proses untuk mencapai manfaat tambahan
dari implementasi sistem ERP disebut sebagai second wave implementation.
Deloitte meyakini bahwa terdapat sejumlah fase yang terjadi pada post-project
yaitu stabilize, synthesize dan synergize. Botta-Genoulaz et al. (2005)
menyebutkan bahwa adanya trap-trap yang muncul setelah proyek ERP go live.
Genoulaz melakukan penelitian terhadap 217 perusahaan di perancis yang telah
menerapkan sistem ERP. Trap yang muncul diantaranya karena perusahaan tidak
merencanakan post-project dengan baik. Trap ini ditemukan pada 13% dari jumlah
perusahaan tersebut. Namun demikian, penelitian-penelitian sebelumnya belum
memfokuskan pada langkah-langkah konkrit yang harus dilakukan perusahaan pada
fase postproject sistem ERP. Pada Penelitian ini akan dijelaskan pentingnya
fase postproject pada penerapan sistem ERP dan bagaimana aktivitas-aktivitas
pada fase post-project berkontribusi terhadap perolehan benefit.
1.2.
Rumusan
Masalah
Berdasarkan latar belakang yang sudah
dijelaskan¸ maka dirumuskan permasalahan pada penelitian ini adalah
bagaimanakah framework yang menjelaskan pengelolaan post-project sistem ERP?
Untuk menjawab pertanyaan tersebut maka perlu dijabarkan sebagai berikut:
• Proses apa saja yang terjadi pada fase
post-project sistem ERP?
• Aktivitas-aktivitas apa saja yang ada pada
tiap-tiap proses?
• Bagaimana seluruh
aktivitas pada tiap-tiap proses berkontribusi terhadap perolehan benefit
1.3.
Tujuan
Penelitian
Dari rumusan
permasalahan tersebut, maka pada penelitian ini akan dihasilkan framework
pengelolaan post-project sebagai acuan bagi perusahaan dalam tahapan
post-project sistem ERP.
1.4.
Pembatasan
Masalah
Untuk membatasi
permasalahan, maka dilakukan pembatasan masalah yaitu: - Penelitian ini
dilakukan di dua perusahaan BUMN yaitu PT. Krakatau Steel dan PT Telekomunikasi
Indonesia, Tbk (PT Telkom) - Penelitian hanya dilakukan pada divisi menerapkan
modul-modul ERP (sistem sudah go-live) - Penelitian di PT Krakatau Steel dilakukan
pada Direktorat SDM dan Umum yang menerapkan Modul SAP Human Resource (HR). -
Penelitian di PT Telkom dilakukan pada Direktorat Keuangan yang menerapkan
Modul SAP Financial and Control (FICO).
1.5.
Sistematika
Penulisan
Sistematika penulisan tesis dalam penelitian
ini adalah sebagai berikut:
Pendahuluan Bab ini
membahas latar belakang penelitian, rumusan permasalahan, tujuan penelitian ,
serta batasan dari permasalahan yang diteliti.
Tinjauan Pustaka Dalam
bab ini dibahas teori-teori yang mendasari penelitian. Pada penelitian ini
tentu saja teori-teori utama adalah mengenai ERP system dan bagaimana sistem
dijalankan pada tahap post implementasi.
Metodologi Penelitian
Bab ini membahas langkah-langkah penelitian dari awal hingga akhir
Pengumpulan dan Pengolahan
Data Bab ini membahas penjelasan teknik secara rinci bagaimana data dikumpulkan
beserta pengolahannya.
Analisis Dalam bab ini
dilakukan analisa terhadap hasil penelitian
Kesimpulan dan Saran
Bab ini memaparkan kesimpulan dari analisa penelitian serta saran untuk
penelitian lebih lanjut.
BAB
II
LANDASAN
TEORI
2.1 Pengertian ERP (Enterprise Resource
Planning)
Perencanaan sumber daya
perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning,
adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun
jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang
berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan (Wikipedia, 2010).
Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang
terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan
kinerja perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem
perencanaan ,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).
Menurut O’Leary, ‘ERP systems are computer based systems designed to process an
organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning
,production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed
to have certain characteristic’ (Indrajit dan Permono, 2005).
Gambar 1. Sumber: Thomas F. Wallace (2001)
Berdasarkan gambar.1, ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan lebih lanjut
dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat
disimpulkan bahwa ERP cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya
menyangkut perencanaan. MRP II adalah perencanaan yang sudah lebih luas dari
pendahulunya, yaitu MRP, karena mengintegrasikan perencanaan material dengan
perencanaan lain seperti perencanaan bisnis, perencanaan penjualan, perencanaan
produksi dan perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana namanya yaitu Manufacture Resouce Planning, masih
terfokus dengan perencanaan yang langsung berkaitan dengan manufaktur,
sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce Planning) juga
masih mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih luas lagi tidak
hanya bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup seluruh
perusahaan.
2.2 Konsep Dasar Enterprise Resource Planning
(ERP)
Berikut ini adalah konsep dasar tentang
Enterprise Resource Planning (ERP), antara lain:
- Perencanaan sumber daya
perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya,
enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang
berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang
berhubungan dengan aspek
operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan.
- ERP sering disebut sebagai Back
Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum
tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang
langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem
untuk e-Commerce, Customer Relationship
Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
2.3 Karakteristik Enterprise Resource
Planning (ERP)
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik
sebagai berikut:
- Sistem ERP merupakan paket
software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional
(berbasis desktop) maupun berbasis web.
- Sistem ERP mengintegrasikan
mayoritas bisnis proses yang ada.
- Sistem ERP memproses seluruh
transaksi organisasi perusahaan.
- Sistem ERP menggunakan database
skala enterprise untuk penyimpanan data.
- Sistem ERP mengijinkan pengguna
mengakses data secara real time.
Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel
E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :
- Sistem ERP adalah suatu paket
perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan
pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis
jaringan.
- Sistem ERP memadukan sebagian
besar dari proses bisnis.
- Sistem ERP memproses sebagian
besar dari transaksi perusahaan.
- Sistem ERP menggunakan basis
data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
- Sistem ERP memungkinkan
mengakses data secara waktu nyata (real time)
- Dalam beberapa hal sistem ERP
memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
2.4 Modul – Modul Standar
Sedangkan modul-modul standar yang
biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri
atas:
- Keuangan
- Akuntansi Finansial :
Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan
dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari
hasil relasi data dari beberapa departemen.
- Kontrol : Modul kontrol
ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan antara lain
akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
- Fixed Asset Management
: Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban
biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung.
Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan,
penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
- Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan
untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan
oleh perusahaan.
- Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar
perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai
perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang
terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos
tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan
tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.
- Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan
masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan
sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.
- Rantai Pasokan (SCM = supply
chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi
fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan
memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya
perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan
logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi
bagi perusahaan.
- Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi
melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses
bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce yang baik maka
produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada
pemotongan biaya yang cukup signifikan.
2.5 Keuntungan Enterprise Resource Planning
(ERP)
Keuntungan dari
implementasi ERP antara lain:
- Integrasi data keuangan. Oleh
karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan
memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan
dengan lebih baik.
- Standarisasi Proses Operasi.
ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan
sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan
berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
- Standarisasi Data dan
Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang
standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel
untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang
dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat
dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen
lainnya, seperti:
- Pengurangan lead-time
- Peningkatan kontrol keuangan
- Penurunan inventori
- Penurunan tenaga kerja secara
total
- Peningkatan service level
- Peningkatan sales
- Peningkatan kepuasan dan loyalitas
konsumen
- Peningkatan market share
perusahaan
- Pengiriman tepat waktu
- Kinerja pemasok yang lebih baik
- Peningkatan fleksibilitas
- Penggunaan sumber daya yang
lebih baik
2.6 Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP)
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah
menerapkan ERP antara lain adalah:
- Strategi operasi tidak sejalan
dengan business process design dan pengembangannya
- Waktu dan biaya implementasi
yang melebihi anggaran
- Karyawan tidak siap untuk
menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
- Persiapan implementation tidak
dilakukan dengan baik
- Berkurangnya fleksibilitas
sistem setelah menerapkan ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu
diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto,
2003) :
- Implementasi ERP sangat sulit
karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara
mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya
resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan
proses dari bisnis.
- Biaya implementasi ERP yang
sangat mahal
- Organisasi hanya memikirkan
manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan
personilnya untuk berubah
- Permasalahan lainnya adalah
pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih
besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.
2.7 Keberhasilan Penerapan Enterprise
Resource Planning (ERP)
Ada beberapa hal yang sangat menentukan
keberhasilan implementasi sebuah ERP :
- Bisnis proses yang matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi
sebuah perusahaan yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat
diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang
jelas.
- Change Managementyang baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi
sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan “kebiasaan” dalam perusahaan
tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan
kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan
sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini
perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat
perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh
sistem baru.
- Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan,
pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan
sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat
diperlukan.
- Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik
antara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang
melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan
visi untuk keberhasilan implementasi ini
- Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan
implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah implementasi.
2.8
Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya
Beberapa faktor penyebab kegagalan
implementasi ERP adalah :
- Manajemen perubahan dan
training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada
perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yang
melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.
- Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area
seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada
konfigurasi sistem.
- Meremehkan keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian
staff ditingkatkan dengan baik.
- Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang
mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan
melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung
jawab.
- Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface,
merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya
diremehkan.
- Rendahnya keterlibatan
Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan
eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis
dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
- Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target
terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi,
proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
- Evaluasi software yang tidak
mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami
apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada
beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:
- Implementasi Change
Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang
terjadi dalam implementasi ERP.
- Pendekatan dengan user sebelum
penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan
kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan
eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
- Pengembangan Sistem Recovery
dalam Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan / pengembangan
project harus dengan perencanaan yang matang.
2.9 Software Enterprise Resource Planning
(ERP)
Berikut ini akan dibahas 3 software ERP
yang ada pada saat ini.
- AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal
dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi
banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management,
financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP
yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan
mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat
membantu manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat
cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan
akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam
berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban
), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku
), Modul Project ( manajemen proyek )
- ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data
relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu system manajemen basis
data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada
tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat
digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows,
namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX.
Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
- SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar
keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP
menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM.
Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry
terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer
Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan
Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan
kelas menengah ke atas.
2.10 Biaya Implementasi Enterprise Resource
Planning (ERP)
Berikut merupakan komposisi biaya pada
implementasi ERP
Dimana, Secara umum biaya implementasi
bervariasi, sebagai berikut:
- Skala SME (Small-Medium)
berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
- Skala Medium berkisar dari US$
700.000 – US$ 3 juta
- Skala besar lebih dari US$ 3
juta
2.11 Perusahaan Pengguna Enterprise Resource
Planning (ERP)
Gambar dibawah ini merupakan beberapa
perusahaan yang menerapkan sistem ERP.
STUDI KASUS
Penerapan ERP Pada
Perusahaan (Sukses) contoh nya seperti PT.SEMEN GRESIK
IMPLEMENTASI ERP PADA
PT. SEMEN GRESIK
- Semen Gresik adalah perusahaan
bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Pada bulan
Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses
yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian
finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian
penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.
Ada beberapa hal yang melatar belakangi
Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :
Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan
mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.
Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen
Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor
yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :
Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang
sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah
Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya
agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.
Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki
dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan
empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik
maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi
diantara pabrik, gudang dan distributor.
Jaringan pengiriman semen sangat kompleks
dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen
Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi
yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.
Semen Gresik sebenarnya
telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis
program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi
yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat
departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya.Dalam perjalanannya,
sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan — khususnya para
user — yang dari waktu ke waktu terus berkembang.Jadi, perkembangannya
di-drive oleh para user.Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa
mengembangkan sesuai kebutuhan mereka.Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik
akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa
terintegrasi dari hulu ke hilir.Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan
memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional,
taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan,
kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan:
pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen
Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000
dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.
PROSES IMPLEMENTASI ERP
PADA PT. SEMEN GRESIK
Proses Implemetasi ERP
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem
Informasi Grup Semen Gresik :
- Mendefinisikan rencana proyek
yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan
perusahaan.
- Melaksanakan tahap-tahap
pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan
target waktu yang ditentukan.
- Mengusulkan penunjukan
konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.
- Menyusun rencana anggaran dan
melaporkan realisasi biaya proyek.
- Melaksanakan pengadaan barang
dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.
- Membuat laporan manajemen
secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.
Setelah melalui proses cukup panjang —
memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai
solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice,
serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain
semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank,
Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.
Sebelum diimplementasi, Tim Proyek
meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat
bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi
mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa
calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi
terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.
Proses selanjutnya adalah perusahaan
membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir
bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke
gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan
waktu hingga dua tahun.
Proses implementasi modul-modul ERP ini,
dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go
live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan
terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli
2002.
Proses impelementasinya dilakukan secara
bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu
oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang
terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari
berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi
modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya
tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti
para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter
(pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura
hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada
sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi.
Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing
kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap
internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para
distributor di tiap daerah satu per satu.
- Semen Gresik harus mengeluarkan
dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya
diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik,
tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.
Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen
Gresik:
- Perangkat lunak JD Edwards
termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.
- Perangkat keras (server &
client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
- Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
- Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9
miliar.
- Umum & Administrasi: Rp 800
juta.
- Tata Ruang: Rp 400 juta.
Dalam mengimplementasikan ERP di Semen
Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information
Technology (IT) diantaranya :
- Mengimplementasikan sofware
J.D.Edwards
- Membangun sistem jaringan
komputer (LAN/WAN)
- Membangun infrastruktur server
dan database
- Membangun tata ruang sistem
informasi
- Menyusun dokumentasi sistem.
Sedangkan aspek non teknis yang
dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya
dalam menyongsong implementasi ERP adalah :
Komitmen manajemen agar implementasi
berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang
”The Best”.
Proses mapping dilakukan karena bisnis
proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan
Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses
semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang
dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap
pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan
barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
Perubahan bisnis proses dan implementasi
ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa
bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk
mendukung implementasi ERP.
Aplikasi ”Change Management” untuk
mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.
Kendala-kendala dalam
Implementasi ERP
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak
Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :
- Teknis, diantaranya masalah
bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display.
Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga
istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di
Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa
Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara
tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer
menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka
komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model
display).
- Budaya, implementasi ERP yang
berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus
dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software
tersebut (sebagai contoh selalu update data).
- Politik, kendala yang
menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan
dari luar departemen.
Sebagian besar karyawan IT merasa
pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini
dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung
jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua
departemen.Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan
berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software
ERP.
Dengan alasan politis tertentu, beberapa
unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak
dapat dilakukan.
Keengganan user atau karyawan departemen
lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur
”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul
karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan
diketahui oleh bagian IT selaku administrator.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada
beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :
- Implementasi Change
Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang
terjadi dalam implementasi ERP.
- Pendekatan dengan user sebelum
penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan
kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
- Pengembangan Sistem Recovery
dalam Implementasi ERP.
HASIL
IMPLEMENTASI ERP
Dengan implementasi yang telah
dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya
:
- Mempercepat proses order dari
distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.
- Mempercepat waktu pembuatan
laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal
lima sudah tercetak semua laporan.
- Meningkatkan keakuratan
informasi
- Proses bisnis yang berlangsung
di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai
departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
- Dari sisi produktivitas
karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal
perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku
puas
BAB III
LEMBAGA UMUM
Enterprise Resource Planning (ERP)
3.1 Sejarah Perkembangan Enterprise Resource
Planning (ERP)
ERP berkembang dari
manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil
evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik,
distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan.
Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis
seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen
kualitas dan sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan
pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya
kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufakturing. ERP
juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa
pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses
industri.
Berikut beberapa contoh bagus mengenai
penerapan ERP di berbagai perusahaan :
- Enterprise Resource Planning
membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat penjualannya di tengah
industri yang sedang menurun.
- Enterprise Resource Planning
membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam mencapai penghematan biaya
yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan daya saing yang signifikan.
Berikut ini tahapan evolusi ERP :
- Tahap I : Material Requirement
Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan
kebutuhan material.
- Tahap II: Close-Loop MRP :
Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas
alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat
diubah atau diganti jika diperlukan.
- Tahap III: Manufakturing
Resource Planning (MRP II) : Merupakan pengembangan dari close-loop MRP
yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi,
antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
- Tahap IV: Enterprise Resource
Planning : Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa
proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi
lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara
mudah
- Tahap V: Extended ERP (ERP II)
: Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih
konflek dari ERP sebelumnya.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Implementasi ERP di
Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budaya organisasi terutama
dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk
meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat
real time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan
perubahan budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan
sistem yang baru. Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa
perusahaan tersebut telah mengelola perubahan-perubahan dengan cukup baik,
terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :
- Mengelola perubahan-perubahan
yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan mengadopsi CAP.
- Melakukan pendekatan-pendekatan
kepada departemen yang akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen.
Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan
dan mendukung sistem ERP.
Dari pembahasan diatas, ada satu faktor
penting lagi yang membawa kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik yaitu
komitmen manajemen, dimana dari awal pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif
untuk menerapkan sistem ini.
Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan
harus memilih antara merubah bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan
dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan
mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga
dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan
tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak
banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa bisnis
proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.
Dari pembahasan yang telah dilakukan,
dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di Semen
Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang, manajemen perubahan yang baik,
komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan budaya
organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan
mempertimbangkan business process, people dan IT
Saran
Kedepan nya untuk lebih bagus lagi dan tetap menjadi yang terbaik tentunya
Kedepan nya untuk lebih bagus lagi dan tetap menjadi yang terbaik tentunya
DAFTAR PUSTAKA
(Parr
and Shanks, 2000; Soffer et al., 2005; Motwani et al., 2005; Chang dan Vichita,
2002).
yey
BalasHapusyuhuu...bermanfaat sekali
BalasHapuspita pembersih timah solder
Terimakasih kakak atas artikel nya. Artikelnya sangat membantu saya, terus tulis artikel lainnya ya kak. O iya, perkenalkan nama saya Putri Amelia Nim 1622520017 dari kampus ISB Atma Luhur
BalasHapus